Apprenez à être plus efficace malgré un emploi du temps exigeant tout en dégageant du temps pour vous–même, en étant bien organisé.
Gestion du temps
Nous aimerions tous être persuadés que nous faisons de notre mieux pour être efficace et connaître la réussite, mais nous sentons trop souvent que nous devenons de moins en moins productifs et efficaces alors que nous allongeons notre temps de travail.
Bonne nouvelle !
Une récente enquête démontre qu’être productif dépend plus de notre capacité à travailler plus intelligemment et non à travailler plus. L’étude a observé les habitudes de répétitions de musiciens et a découvert qu’un violoniste qui répète rigoureusement pendant 4 heures intenses, accomplit plus que ceux qui s’entraînent pendant 7 heures moins intensivement.
Qu’est-ce cela signifie pour vous ?
En tête de liste : arrêtez de vérifier votre téléphone toutes les 5 minutes et vos mails toutes les 10 minutes. Si vous parvenez à vous concentrer suffisamment pendant vos séquences horaires de travail, vous aurez certainement besoin de moins de plages horaires.
Ce qui signifie en retour, quitter plus tôt votre travail et avoir plus de temps pour vous.
Voici 7 stratégies de travail qui vont vous permettre de trouver plus de temps pour vous et quitter plus tôt le bureau.
1. Arrivez assez tôt, partez très tôt. Le petit matin, quand tout est encore calme et que votre énergie est à son maximum, c’est le moment parfait pour une plus grande productivité. De nombreuses personnes ont indiqué réussir à partir 2 heures plus tôt s’ils arrivent 1 heure plus tôt au bureau.
2. Restez concentré et intentionné. Vous vous rappelez l’adage selon lequel 20% de votre travail produit 80% des résultats voulus ? Apprenez à ignorer tout ce qui est distrayant, vous n’avez pas à répondre à tout et à tous. Ne vérifiez ni vos emails ni votre téléphone. Éteignez les notifications des infos, rien n’est plus important que la tâche ou mission sur laquelle vous travaillez. Considérez votre temps comme votre argent et soyez frugal avec cette ressource.
3. Voyez vos priorités. Nous aimons tous nous occuper des tâches plaisantes et faciles, mais l’efficacité demande de commencer par le plus important. Rendez le urgent et débarrassez-vous en, ensuite vous pourrez abattre plus du travail plaisant.
4. Dites non aux traitements multitâches. Lorsque vous essayez de mener 10 choses de front en même temps, vous finissez par n’en réaliser aucune correctement. Les séquences multitâches vous ralentissent et vous empêchent de gérer ou de retenir les informations. Souvent vous aurez à revenir sur vos pas pour relire ou refaire une tâche. Plutôt, traitez les une part une, restez dans le présent; et accomplissez la de façon performante.
5. Gérez les interruptions. Chaque interruption aussi courte soit elle, signifie que vous devez prendre le temps de vous concentrer à nouveau. Si vous le pouvez, limitez votre accessibilité. Planifiez des heures au cours desquelles la porte de votre bureau est accessible, où collègues et collaborateurs peuvent vous soumettre leurs questions et leurs problèmes, et protégez votre concentration le reste du temps.
6. Apprivoisez vos emails. La plupart d’entre nous passons beaucoup de notre temps à vérifier et à répondre aux mails. Mais nous pouvons agir afin que ce soit moins chronophage et distractif :
- Planifiez des plages horaires spécifiques pour vérifier et répondre aux mails, idéalement pendant les moments où vous êtes le moins productif.
- Faîtes connaître ces plages horaires afin qu’ils sachent à quel moment ils peuvent s’attendre à une réponse.
- Créez des dossiers « URGENT » et « A LIRE PLUS TARD » pour gérez vos mails. Désactivez les notifications.
- Supprimez ou archivez les mails dont vous n’avez plus besoin.
- Fermez votre logiciel de réception de mails pour éviter la tentation de les contrôler toute la journée.
7. Soyez organisé. L’organisation est un moyen puissant pour vous dégager du temps dans la journée, et vous permettre de jouer un rôle influent sur ce que vous réussissez à accomplir, et ça paye très vite.
Les personnes les plus productives se créent des systèmes qui leur permettent de rester au-dessus de la mêlée. Tout système qui fonctionne pour vous permettra que le travail soit fait. Voici un exemple d’organisation d’environnement de travail pour rester organisé. Il s’agit du système 5S basé sur 5 mots japonais :
- Seiri – « Rangez ». Éliminez tout ce dont vous n’avez pas besoin dans votre espace de travail. Cutter, papiers, documents, emails, livres, magazines, processus… Tout qui est inutile et qui vous éloigne de votre travail.
- Seiton – « Ordonnez ». Une fois qu’il ne vous reste que des choses dont vous avez besoin et utilisez vraiment, organisez-les de sorte de les rendre accessible et facile à trouver.
- Seiso – « Nettoyage systématique ». Maintenez votre espace de travail propre, rangé et en ordre afin qu’il vous apparaisse plus agréable et plus facile d’y travailler.
- Shisuke – « Persévérance ». C’est peut-être le plus difficile, tenez-vous à tous ces points et persévérez jusqu’à ce qu’ils deviennent une habitude absolue pour vous.
Etre organisé, créer des systèmes de fonctionnement, et éviter les séquences multitâches pour une journée de travail plus facile à gérer et plus productive ne vous permet pas seulement de quitter plus tôt le bureau, mais vous permet de dégager du temps pour vous-même et ceux que qui vous sont chers.
Il ne s’agit pas d’avoir plus de temps, mais de créer ce temps et de ce que vous en faîtes qui compte.